Als ondernemer herken je dit zeker. Je hebt iemand beschikbaar en wilt de klant natuurlijk helpen. Dus dat regel je. Praktisch en betrouwbaar opgelost, maar niet volledig?
Bij dit soort last-minute wijzigingen ontstaan achteraf regelmatig discussie over wat er precies is afgesproken.
Van één telefoontje naar een factuurdiscussie
Stel dat je contractueel 40 medewerkers zou leveren. Vlak voor de start belt de opdrachtgever met de vraag of je nog één extra medewerker kunt regelen.
Je bevestigt telefonisch dat dit mogelijk is. De extra medewerker wordt ingezet en werkt acht uur tegen de telefonisch afgesproken meerprijs. Een paar weken later stuur je de factuur.
De opdrachtgever reageert: “Wij hebben opdracht gegeven voor 40 medewerkers. De 41e medewerker hebben wij niet uitgevraagd en die betalen we dus niet.”
Jij weet dat de opdrachtgever telefonisch om die extra medewerker heeft gevraagd, maar hoe bewijs je dat?
Wie moet bewijzen wat er is afgesproken?
Op grond van artikel 150 van het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering (Rv) geldt als hoofdregel dat de partij die zich beroept op de rechtsgevolgen van bepaalde feiten, de bewijslast draagt van die feiten.
Met andere woorden: als jij betaling vordert voor die extra medewerker, moet jij kunnen aantonen dat de opdrachtgever daadwerkelijk opdracht heeft gegeven voor die extra inzet.
Dat betekent niet dat een mondelinge afspraak automatisch ongeldig is. Er ontstaat echter wél een bewijsprobleem wanneer partijen achteraf van mening verschillen over wat zij precies hebben afgesproken.
En dit is precies het risico dat je als ondernemer wilt voorkomen.
Een WhatsApp-bericht kan veel verschil maken
De oplossing is heel eenvoudig. Bevestig de wijziging na het telefoongesprek schriftelijk via WhatsApp.
Bijvoorbeeld:
“Zoals zojuist telefonisch besproken, zetten wij zometeen één extra medewerker in, vanaf 12.00 tot 20.00 uur tegen het eerder overeengekomen uurtarief van €X. Wil je deze wijziging bevestigen?”
Daarmee heb je niet enkel een geheugensteuntje voor jezelf, maar ook een schriftelijk spoor waaruit blijkt wat partijen op dat moment met elkaar hebben besproken.
Maak van bevestigen een standaardproces
Maak de klantrelatie eenvoudig door dit soort standaardprocessen te implementeren in je bedrijfsvoering.
Spreek met jezelf en je team af dat iedere wijziging in een opdracht heel kort, maar schriftelijk wordt bevestigd.
Denk bijvoorbeeld aan:
- een extra medewerker;
- minder of meer uren;
- een gewijzigde planning;
- aanvullende werkzaamheden;
Je hoeft daarvoor geen overeenkomst van drie pagina’s voor op te stellen. Een korte, duidelijke bevestiging waarin staat wat er verandert, tegen welke prijs en voor welke periode. Een akkoord hierop verzoeken is natuurlijk altijd het beste!
Maak je een last-minute afspraak? Leg hem vast.
Niet omdat je de klant niet vertrouwt, maar juist omdat je een goede zakelijke relatie wilt beschermen, want duidelijke afspraken voorkomen misverstanden. Want wanneer er toch een discussie ontstaat, heb jij in ieder geval de documentatie van wat er is afgesproken.
Als ondernemer wil je bezig zijn met je onderneming, niet met discussies over afspraken die weken of zelfs maanden geleden telefonisch zijn gemaakt.
Bij Perri Solutions helpen we ondernemers om juridische zaken niet alleen goed te regelen, maar praktisch toepasbaar te maken binnen de dagelijkse bedrijfsvoering.
Let op: dit artikel is bedoeld als algemene juridische informatie en vormt geen individueel juridisch advies. Welke afspraken gelden en welke bewijsmiddelen relevant zijn, hangt af van de omstandigheden van het specifieke geval.